Lietuvos verslo pasaulyje atėjo reikšmingas pokytis – įmonės privalo pereiti prie vadinamųjų išmaniųjų elektroninių kasos aparatų sistemos, trumpinamos i.EKA. Šis pokyčių projektas – i.EKA posistemio diegimas – yra dalis plataus VMI iniciatyvos modernizuoti mokesčių administravimą (i.MAS projektas), kuriuo siekiama kuo daugiau verslo apskaitos procesų perkelti į elektroninę erdvę ir užtikrinti jų skaidrumą. Nuo 2025 m. gegužės 1 d. visi verslo subjektai, naudojantys kasos aparatus, privalo užtikrinti, kad jų naudojami aparatai atitinka i.EKA reikalavimus. Šis reikalavimas įsigalioja palaipsniui, etapais paliesdamas skirtingas verslo grupes, tačiau galutinis terminas visiems yra aiškiai nustatytas. VMI atstovai pabrėžia, kad verslininkai neturėtų laukti paskutinės dienos ir turėtų būti pasiruošę pokyčiams jau dabar. Šiame straipsnyje aptarsime, kas yra i.EKA kasos aparatas, kodėl jis įvedamas ir kaip verslui tinkamai pasiruošti naujajai tvarkai.
Kas yra i.EKA kasos aparatas?
Sąvokos paaiškinimas. i.EKA – tai Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) kuriamos išmaniosios mokesčių administravimo sistemos (i.MAS) posistemis, skirtas kasos aparatų duomenų surinkimui ir kontrolei. Paprastai tariant, i.EKA kasos aparatas yra toks kasos aparatas, arba kasos funkciją atliekanti sistema, galinti automatiškai teikti informaciją apie kiekvieną įvykdytą atsiskaitymą VMI sistemai. Naujos kartos kasos aparatai turi specialius saugos modulius su skaitmeniniais sertifikatais, kurie kiekvienam išspausdinamam kvitui suteikia unikalų kodą ir užtikrina, kad kvito duomenys negalėtų būti pakeisti. Šie duomenys nustatytais intervalais arba realiuoju laiku perduodami į VMI elektroninę duomenų bazę (i.EKA posistemį). Pažymėtina, kad pirkėjams atsiskaitymo procesas beveik nesikeičia – jiems, kaip ir anksčiau, pateikiamas popierinis kvitas, nebent susitariama dėl elektroninio kvito, tik jame papildomai atspausdinamas specialus kodas. Visą kitą įprastą informaciją, pirkinio suma, prekių pavadinimai ir pan., kvitas išlaiko.
Kuo tai skiriasi nuo įprastų kasos aparatų?
Tradicinis kasos aparatas fiksuoja pardavimo operacijas, tačiau jų duomenys lieka tik aparato atmintyje arba popieriniuose kvituose, kuriuos kontroliuojančios institucijos patikrina tik fiziškai atvykusios į prekybos vietą. i.EKA sprendimas iš esmės keičia šį modelį – kasos aparatas „online“ režimu komunikuoja su mokesčių administratoriaus sistema. Kiekvienas pardavimo kvitas patikrinamas elektroniniu būdu, o visa informacija pasiekia VMI automatiškai. Tai reiškia, kad verslas nebegalės nuslėpti dalies pajamų neparodydamas jų kasos aparate, nes kiekviena operacija tuoj pat, arba periodiškai, registruojama centrinėje sistemoje. Be to, pirkėjai galės patys patikrinti gauto kvito autentiškumą pagal kvite nurodytą unikalų kodą – tai didina skaidrumą ir pasitikėjimą, kad verslininkas sąžiningai apskaito pajamas.
Pavyzdžiui, įsivaizduokime situaciją kavinėje: kasininkas suveda jūsų užsakymą į i.EKA kasos sistemą – sistema akimirksniu sugeneruoja kvito duomenis, juos pasirašo skaitmeniniu būdu ir paruošia kvitą spausdinimui. Jums atspausdinamas popierinis kvitas su įprastine informacija apie pirkinį ir nauju elementu – unikaliu kvito kodu. Tuo metu kasos aparatas jau perdavė kvito duomenis į VMI duomenų bazę. Jei norėtumėte, galėtumėte VMI svetainėje, suvedę kvito kodą, pasitikrinti, ar kavinė šį pardavimą tikrai oficialiai užregistravo. Kavinės savininkui tokia sistema patogi, nes jam nebereikia dienos pabaigoje rūpintis ataskaitomis – VMI visą informaciją gavo automatiškai, todėl verslas gali sutelkti dėmesį į klientų aptarnavimą, o ne popierizmą.
Kodėl įvedami šie reikalavimai?
Išmaniųjų kasų sistemos diegimo tikslai yra keli. Visų pirma, siekiama sumažinti šešėlinės ekonomikos apimtis – kad nė vienas pardavimas neliktų neužfiksuotas apskaitoje. Kai visi kvitai saugomi centralizuotai, mokesčių administratorius gali lengviau identifikuoti neapskaitytas pajamas ar neatitikimus. Antra, tai patogu ir patiems sąžiningiems verslininkams: nebereikia dienos pabaigoje spausdinti dienos (Z) ataskaitų, jas klijuoti į popierinius žurnalus, ranka pildyti papildomų formų – visa tai atliekama automatiškai, be to, i.EKA platformoje formuojamas elektroninis kasos aparato žurnalas, todėl nebereikės pildyti ir saugoti popierinių techninių žurnalų. Automatizavus ataskaitų teikimą, sutaupoma laiko ir sumažėja žmogiškųjų klaidų rizika. Trečia, sustiprinamos pirkėjų teisės – ant kiekvieno kvito atsiradęs unikalus kodas leidžia pirkėjui (internetu, VMI sistemoje) pasitikrinti, ar jo pirkimas tikrai registruotas pardavėjo apskaitoje. Taip stiprinamas pasitikėjimas, kad visi rinkos dalyviai dirba sąžiningai ir sumoka priklausančius mokesčius.
Kada prasidėjo perėjimas prie i.EKA sistemos?
Nors galutinė data, iki kurios visi privalo naudoti i.EKA reikalavimus atitinkančius kasos aparatus, yra 2025 m. gegužės 1 d., skirtingos verslo grupės prie šios sistemos prijungiamos etapais jau nuo anksčiau:
- Didelės įmonės (pvz., prekybos centrai, degalinės, vaistinės) – jei 2021 m. pajamos viršijo 300 tūkst. eurų ir jos naudoja kompiuterinius kasos aparatus, i.EKA reikalavimai joms įsigaliojo nuo 2023 m. sausio 1 d..
- Vidutinio dydžio verslai (PVM mokėtojai, naudojantys elektroninius kasos aparatus). Šiems mokesčių mokėtojams prie i.EKA sistemos reikėjo prisijungti nuo 2023 m. lapkričio 1 d..
- Smulkūs verslininkai, kurie dar naudoja senuosius kasos aparatus (tuos, kurių modelių prekyba uždrausta nuo 2019 m.). Jiems prie naujos sistemos privalu pereiti iki 2024 m. gegužės 1 d.. Šie seni aparatai sudaro nedidelę dalį rinkos (VMI duomenimis – apie 6%), tačiau jiems skirtas atskiras terminas, kad smulkieji verslininkai spėtų atsinaujinti.
- Visi likę verslo atstovai. Nuo 2025 m. gegužės 1 d. bet kuris verslas, vykdantis atsiskaitymus su klientais, privalės naudoti i.EKA reikalavimus atitinkantį kasos aparatą.
Svarbu pabrėžti, kad šie terminai nustatyti teisės aktuose, todėl jų nesilaikymas užtrauktų atitinkamas pasekmes (įspėjimus, baudas). Taip pat atkreiptinas dėmesys, kad jeigu pagal teisės aktus jūsų vykdomai veiklai iki šiol nebuvo privaloma naudoti jokio kasos aparato (pavyzdžiui, individualią veiklą vykdantiems gyventojams, kurie išrašo apskaitos dokumentus rankiniu būdu), tai i.EKA sistemos diegimas savaime nereiškia naujos prievolės įsigyti kasos aparatą. Paprasčiau tariant, i.EKA reikalavimai aktualūs tiems, kas privalo naudoti kasos aparatus (arba savanoriškai juos naudoja). Jei kasos aparato iki šiol nereikėjo, greičiausiai jo nereikės ir toliau – nebent nuspręstumėte tokį įrenginį savo noru įsidiegti, tuomet jis turėtų atitikti i.EKA kriterijus.
Kaip verslai turi būti pasiruošę i.EKA reikalavimams?
Verslo pasiruošimas šiam pokyčiui turėtų prasidėti nuo esamos situacijos įvertinimo. Pirmiausia peržiūrėkite, kokį kasos aparatą (ar sistemą) naudojate dabar, ir pasidomėkite, ar jis atitinka naujus reikalavimus. Kai kuriuos šiuo metu naudojamus kasos aparatų modelius bus galima pritaikyti i.EKA poreikiams, įdiegiant papildomus techninius ar programinius modulius, tačiau dėl kiekvieno konkretaus modelio spręs jų gamintojai – ar to modelio aparatų atsisakyti ir tiekti naujus, ar pasiūlyti naujus programinius sprendimus išmaniuosiuose įrenginiuose. Gali būti, kad tam tikrų senesnių modelių atnaujinti neapsimokės arba nebus įmanoma – tuomet teks įsigyti naują, i.EKA suderinamą kasos aparatą.
Kitas žingsnis – apsispręsti, kokį i.EKA sprendimą pasirinkti. VMI skelbia, kad prekybininkai gali naudotis įprastais kasos aparatais, kasos programine įranga išmaniajame įrenginyje arba specialiai tam pritaikytu mokėjimo kortelių skaitytuvu su integruota kasos sistema. Taip pat egzistuoja VMI siūloma virtualaus kasos aparato (virtualios fiskalizacijos) galimybė, kai kvitų duomenys teikiami tiesiogiai i.EKA sistemai naudojantis interneto ryšiu ir specialia paslauga. Žemiau pateikiamos kelios alternatyvos, kaip verslas gali įgyvendinti i.EKA reikalavimus:
- Naujas išmanusis kasos aparatas su saugos moduliu. Tai fizinis kasos aparatas arba POS kompiuterinė sistema, atitinkanti visus techninius reikalavimus: turinti sertifikuotą saugos modulį, interneto ryšį duomenų perdavimui ir VMI patvirtintą programinę įrangą. Lietuvoje jau sertifikuoti pirmieji tokie modeliai – jie praktiškai niekuo nesiskiria nuo įprastų kasos aparatų, tik „viduje“ turi papildomą modulį duomenų apsaugai ir perdavimui. Diegiant naują aparatą, reikia jį užregistruoti VMI ir integruoti į savo apskaitos procesus, tačiau gamintojų ir aptarnavimo įmonių atstovai paprastai suteikia išsamią pagalbą tai darant. Pasirinkus šį kelią gali tekti investuoti į naują įrangą, tačiau tai suteiks visavertį klasikinio kasos aparato funkcionalumą su automatizuotu duomenų perdavimu į i.EKA posistemį.
- Kasos aparatų programinė įranga (virtualus kasos aparatas). Tai sprendimas, kai kasos aparato funkciją atlieka speciali programėlė arba programinė sistema, veikianti kompiuteryje, planšetėje ar net išmaniajame telefone. Ši programinė įranga generuoja elektroninius kvitus ir per internetą juos pateikia VMI. Jeigu vykdote fizinę prekybą ir klientams reikia popierinio kvito, prie programinės kasos sistemos galima prijungti nedidelį mobilų termininį spausdintuvą. Tokia sistema gali būti patraukli smulkiam ar mobiliam verslui, nes nereikia stacionaraus aparato – pakanka turimo įrenginio. Svarbu įsitikinti, kad pasirinkta programa yra sertifikuota VMI ir atitinka saugumo reikalavimus (duomenys teisingai pasirašomi skaitmeniniu parašu ir perduodami).
- Kortelių skaitytuvas su integruota kasos sistema. Kai kurie modernūs mokėjimo terminalai gali atlikti ne tik mokėjimo kortelių nuskaitymo, bet ir pilnavertes kasos aparato funkcijas. Tai reiškia, kad viename nešiojamame įrenginyje sujungtas kortelių skaitytuvas ir kasos sistema – priimant mokėjimą automatiškai išduodamas fiskalinis kvitas, kurio duomenys perduodami i.EKA posistemiui. Lietuvoje jau galima rasti tokių išmaniųjų terminalų – juos siūlo kai kurie bankai ir mokėjimo paslaugų teikėjai kaip kompleksinį sprendimą smulkiam verslui. Įsigijus tokį įrenginį, svarbu išbandyti, ar jis tinkamai spausdina kvitus ir perduoda duomenis, taip pat pasilikti bent minimalų atsarginį variantą (pavyzdžiui, popierinių kvitų blankus) nenumatytiems atvejams, jei terminalas laikinai neveiktų.
- „Virtuali fiskalizacija“ naudojantis VMI paslauga. VMI suteikia galimybę verslams, ypač vykdantiems nedidelės apimties prekybą, naudotis virtualaus kasos aparato portalu. Tai reiškia, kad įvedus pardavimo duomenis per VMI interneto portalą, sugeneruojamas kvitas su unikaliu kodu ir jis užregistruojamas i.EKA sistemoje. Šį kvitą galima atspausdinti ar elektroniniu būdu perduoti pirkėjui. Šis metodas gali būti naudingas kaip laikinas arba atsarginis sprendimas, tačiau kasdieniam intensyviam naudojimui patogesni bus minėti fiziniai arba programiniai kasos sprendimai.
Praktiniai patarimai verslui
Kad perėjimas prie i.EKA sistemos būtų sklandus, verta laikytis kelių rekomendacijų:
- Planuokite iš anksto. Nelaukite paskutinės akimirkos – jei priklausote vėlesnei įmonių grupei pagal terminus, pasinaudokite tuo kaip papildomu laiku pasirengti. Iš anksto išsiaiškinkite, kokie sprendimai yra rinkoje, palyginkite jų kainas ir funkcijas, numatykite biudžetą įrangai ar programinei įrangai įsigyti. Atminkite, kad artėjant privalomiems terminams kasos aparatų pardavėjai ir aptarnavimo įmonės gali būti ypač užimtos, o įrangos tiekimas gali vėluoti, todėl geriau pasirūpinti viskuo iš anksto. Kaip pažymi VMI, smulkieji verslininkai turėtų pradėti pasiruošimą kiek įmanoma anksčiau.
- Konsultuokitės su specialistais. Kreipkitės į savo kasos aparatų aptarnavimo įmonę arba buhalterinės apskaitos paslaugų teikėją – jie galės patarti, koks sprendimas jūsų atveju optimalus. Pasidomėkite, ar nevyksta specialūs seminarai ar mokymai šia tema – pavyzdžiui, VMI ir verslo asociacijos kartais rengia nuotolinius webinarus, kuriuose galima gauti naujausią informaciją ir užduoti klausimus ekspertams. Taip pat VMI interneto svetainėje skelbiami dažniausiai užduodami klausimai apie i.EKA – susipažinkite su jais.
- Apmokykite darbuotojus. Įdiegus naują kasos sistemą (ar įrangą), būtinai supažindinkite su ja savo darbuotojus. Paaiškinkite, kaip naudotis nauju aparatu ar programa, kaip išspausdinti kvitą, ką daryti, jei dingtų ryšys ar iškiltų klaida. Galite surengti ir bandomąją dieną, kai naują sistemą išmėginate realioje veikloje dar prieš oficialiai pradėdami – tai padės išsiaiškinti, kuriose vietose darbuotojams kyla neaiškumų, ir juos išspręsti iki prasidedant darbui su klientais. Iš anksto apmokyti darbuotojai jausis užtikrinčiau, o pereinamuoju laikotarpiu išvengsite sumaišties prie kasos.
- Pasiruoškite atsarginiam variantui. Technologijos ne visada veikia 100% patikimai, todėl verta turėti atsarginį planą. Pavyzdžiui, jei pagrindinis kasos aparatas sugedo ar dingo interneto ryšys, turėkite galimybę laikinai naudoti alternatyvą – tai gali būti minėtas virtualus kasos sprendimas per portalą, antrasis kasos aparatas arba bent jau iš anksto parengti popieriniai kvitų išrašymo blankai. Tai užtikrins, kad net ir ištikus techniniams nesklandumams galėsite tęsti prekybą legaliai.
- Nepamirškite formalumų. Įsigijus naują kasos aparatą ar pradėjus naudoti naują sistemą, būtina ją tinkamai užregistruoti VMI nustatyta tvarka. Dabar kasos aparatų registracija supaprastinta – ji gali būti atliekama nuotoliniu būdu per VMI elektroninę sistemą. Pasirūpinkite, kad visi dokumentai ir registracijos veiksmai būtų sutvarkyti laiku, jog naujasis aparatas būtų naudojamas teisėtai.
- Sekite naujienas. Mokesčių reguliavimas kinta, todėl domėkitės VMI pranešimais apie i.EKA projektą. Pavyzdžiui, VMI gali skelbti patvirtintų kasos aparatų modelių ar programinės įrangos sąrašus – sekdami informaciją lengviau išsirinksite tinkamą sprendimą. Taip pat valdžios institucijos svarsto palengvinimus smulkiajam verslui, pavyzdžiui, supaprastinti įrangos registraciją ar kitas procedūras, tad verta būti informuotiems apie tokius pakeitimus. Būdami informuoti, galėsite pasinaudoti visomis prieinamomis galimybėmis ir išvengti netikėtumų.
Apibendrinimas
i.EKA kasos aparatų era žymi žingsnį į priekį skaitmeninant ir skaidrinant verslo apskaitą. Nors perėjimas prie naujos sistemos reikalauja tam tikrų investicijų ir pastangų, ilgalaikėje perspektyvoje tai atneš naudos: sumažės administracinė našta (dėl automatizuoto duomenų teikimo), o sąžiningai dirbantys verslininkai galės veikti vienodomis konkurencijos sąlygomis, nes konkurentai nebegalės nuslėpti pajamų. Svarbiausia – ruoštis iš anksto ir atsakingai: susipažinti su reikalavimais, pasirinkti tinkamiausią techninį sprendimą ir laiku jį įgyvendinti. Jei kyla neaiškumų, geriausia kreiptis į profesionalus (aptarnaujančias kasos aparatų įmones, konsultantus) arba tiesiogiai į VMI – taip užsitikrinsite, kad i.EKA diegimas jūsų versle vyks sklandžiai ir atitiks visus keliamus reikalavimus. Galiausiai, šis pokytis – tai proga modernizuoti savo verslą, padidinti veiklos efektyvumą ir prisidėti prie skaidresnės verslo aplinkos kūrimo Lietuvoje – iš to galiausiai laimi visi: ir sąžiningas verslas, ir visuomenė. Tikimasi, kad i.EKA projektas prisidės prie dar modernesnės ir skaidresnės mokesčių sistemos kūrimo, kurioje visi rinkos dalyviai veiks lygiomis konkurencijos sąlygomis Lietuvoje.